Unser internes Kontrollsystem
Ein weiteres wichtiges Element des Gesamtsystems ist die Rahmenrichtlinie zum Internen Kontrollsystem (IKS). Das Ziel dieses Regelwerks ist die konsequente Umsetzung unserer Unternehmensstrategie mit besonderem Augenmerk auf den Schutz des Kapitals. Zusätzlich unterstützen wir damit unsere strategischen Handlungsfelder „Corporate Governance“ und „Compliance“. Diesen Prinzipien folgend schafft die Rahmenrichtlinie ein einheitliches Verständnis von Kontrollen und eine einheitliche Vorgehensweise sowie Standards für die Umsetzung des IKS über alle Organisationseinheiten der Hannover Rück.
Die Rahmenrichtlinie definiert Begrifflichkeiten, regelt die Verantwortlichkeiten und liefert einen Leitfaden für die Beschreibung von Kontrollen. Darüber hinaus leistet sie einen Beitrag zur Umsetzung der internen Zielsetzungen und der Erfüllung externer Anforderungen, die an die Hannover Rück gestellt werden. Das IKS besteht aus systematisch gestalteten organisatorischen und technischen Maßnahmen und Kontrollen im Unternehmen. Es dient unter anderem dazu, die Richtlinien einzuhalten und Risiken zur sicheren Umsetzung der Unternehmensstrategie zu reduzieren. Hierzu zählen beispielsweise:
- Dokumentation der Kontrollen innerhalb der Prozesse, insbesondere im Rechnungswesen
- Vier-Augen-Prinzip
- Funktionstrennung
- Technische Plausibilitätskontrollen und Zugriffsberechtigungen in den Systemen
Im Bereich der Konzernrechnungslegung sichern Prozesse mit integrierten Kontrollen die Vollständigkeit und Richtigkeit des Konzernabschlusses. Diese Prozesse zur Organisation und Durchführung der Konsolidierungsarbeiten und zur Erstellung des Konzernabschlusses sowie die zugehörigen Kontrollen sind dokumentiert und werden regelmäßig überprüft. Alle konzerninternen Bilanzierungs- und Bewertungsrichtlinien sind in einem Bilanzierungshandbuch gesammelt, das IT-gestützt allen relevanten Organisationseinheiten und sämtlichen Mitarbeitern des Hannover Rück-Konzerns vorliegt.
Die von unabhängigen Wirtschaftsprüfern testierte IFRS-Berichterstattung der in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen erfolgt über eine intranetbasierte IT-Anwendung. In einer Datenbank werden die einzelnen Posten der Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Gesamterfolgsrechnung, Eigenkapitalentwicklung, Kapitalflussrechnung und die für Segmentberichterstattung, Anhang und Konsolidierung relevanten Daten abgelegt. Diese werden über maschinelle Schnittstellen in ein Konsolidierungssystem eingelesen und dort verarbeitet. In Abhängigkeit von den Ergebnissen aus vorangehenden Abstimmprozeduren konzerninterner Transaktionen werden diese Werte überprüft und, sofern erforderlich, korrigiert. Für außerordentliche oder seltene Geschäftsvorfälle sind manuelle Buchungen vorgesehen. Zur Vermeidung von Falschaussagen werden u. a. die oben beschriebenen Kontrollmaßnahmen durchgeführt.